1. Verantwortliche Stelle
Ergotherapie NHS
Inhaberin: Simge Vamin
Richard-Wagner-Straße 5
59227 Ahlen
Telefon: 02382 / 76 89 22
Fax: 02382 / 76 89 23
E-Mail: praxis.ahlen@ergopraktik.de
Wenn Sie Fragen zur Verarbeitung Ihrer Daten oder zur Ausübung Ihrer Rechte haben, wenden Sie sich bitte an diese Kontaktdaten.
2. Hosting, Besuch unserer Website und Serverprotokolle
Unsere Website und unsere E-Mail-Postfächer werden bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, betrieben. Hetzner verarbeitet die Daten in unserem Auftrag auf Servern in Deutschland; mit Hetzner besteht ein Vertrag über Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
Wenn Sie unsere Website aufrufen, werden technisch notwendige Verbindungsdaten verarbeitet und in Protokolldateien des Servers gespeichert. Dazu gehören Ihre IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Abrufs, die angeforderte Seite bzw. Datei, der HTTP-Statuscode, die übertragene Datenmenge, die zuvor besuchte Seite (Referrer) sowie Angaben zu Browser und Betriebssystem. Die Verarbeitung dient der Auslieferung der Website, der Fehleranalyse und der Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und funktionsfähigen Betrieb der Website.
Die Protokolle werden automatisch gelöscht, sobald sie für diese Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Sofern Protokolle ausnahmsweise zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls benötigt werden, bewahren wir sie bis zu dessen Abschluss auf.
3. Kontaktaufnahme
Wenn Sie uns telefonisch, per Fax oder per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten und den Inhalt Ihrer Nachricht, um Ihr Anliegen zu bearbeiten. Je nach Anlass ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung oder Durchführung eines Behandlungsverhältnisses) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Bearbeitung sonstiger Anfragen). Soweit Ihre Nachricht Gesundheitsdaten enthält, gelten zusätzlich die Voraussetzungen des Art. 9 DSGVO; bei einer Behandlung insbesondere Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung mit § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG und den dortigen Anforderungen an die Vertraulichkeit.
E-Mails werden zwischen den beteiligten Servern in der Regel transportverschlüsselt übertragen, sind aber nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Bitte senden Sie Diagnosen, Befunde oder Verordnungen deshalb nicht per gewöhnlicher E-Mail, sondern nutzen Sie die Online-Anmeldung, das Telefon, das Fax oder bringen Sie die Unterlagen in die Praxis mit. Unsere Antwort kann über denselben Kommunikationsweg erfolgen, sofern Sie keinen anderen Weg wünschen.
Wir löschen allgemeine Anfragen, wenn ihre Bearbeitung abgeschlossen ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Gründe für eine weitere Speicherung bestehen. Daten, die Bestandteil einer Behandlungsakte werden, unterliegen deren gesonderten Aufbewahrungsregeln.
4. Online-Anmeldung zur Ergotherapie
Über das Anmeldeformular verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Angaben zur angemeldeten Person und gegebenenfalls zur Kontaktperson: Name, Vorname, Geburtsdatum, Anschrift, Telefon, E-Mail, Angaben zur ärztlichen Verordnung, zum verordneten Heilmittel, zum Behandlungsort, zum Anmeldegrund bzw. zur Diagnose sowie Ihre Terminwünsche und freiwilligen Mitteilungen. Angaben zu einer Einrichtung oder behandelnden Ärztin bzw. einem behandelnden Arzt können hinzukommen, soweit Sie diese ausfüllen. Auch die Tatsache einer Anmeldung bei einer Ergotherapiepraxis kann Rückschlüsse auf die Gesundheit zulassen.
Wir nutzen diese Angaben ausschließlich zur Prüfung und Bearbeitung Ihrer Anmeldung, zur Kontaktaufnahme und zur Terminplanung. Rechtsgrundlage für die hierfür erforderlichen allgemeinen Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für die Verarbeitung der über das Formular übermittelten Gesundheitsdaten holen wir vor dem Absenden Ihre ausdrückliche Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO ein. Melden Sie ein Kind oder eine andere Person an, erteilen Sie die Einwilligung als sorgeberechtigte bzw. vertretungsberechtigte Person. Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft unter den oben genannten Kontaktdaten widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Wenn die Daten später für eine tatsächliche Behandlung benötigt werden, kann dafür eine andere gesetzliche Grundlage gelten; ein Widerruf beseitigt keine eigenständigen Dokumentationspflichten.
Zusammen mit jeder Anmeldung speichert das System Datum und Uhrzeit, die IP-Adresse, Angaben zum verwendeten Browser sowie die Seite, von der die Anmeldung abgeschickt wurde. Diese Angaben dienen dazu, missbräuchliche oder automatisierte Einsendungen zu erkennen; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Sie werden zusammen mit der Anmeldung gelöscht. Zum Schutz vor automatisierten Einsendungen enthält das Formular zudem ein unsichtbares Feld; ein externer CAPTCHA-Dienst wird nicht eingesetzt.
Die Pflichtfelder sind im Formular gekennzeichnet. Ohne diese Angaben und die erforderliche Einwilligung können wir Ihre Online-Anmeldung nicht bearbeiten; Sie können uns auch telefonisch kontaktieren. Die Anmeldung wird in der Datenbank unserer Website auf dem Server unseres Hosters (siehe Abschnitt 2) gespeichert und ist dort nur für Berechtigte zugänglich. An die Praxis wird lediglich eine Benachrichtigung über eine neue Anmeldung versandt, ohne Formularinhalt oder Diagnose. An die angegebene E-Mail-Adresse wird eine allgemeine Eingangsbestätigung versandt; sie enthält keine eingegebenen Gesundheitsdaten. Bitte achten Sie besonders bei einer Anmeldung für eine andere Person auf eine zutreffende E-Mail-Adresse.
Anmeldungen, aus denen keine Behandlung hervorgeht, löschen wir spätestens sechs Monate nach Eingang. Kommt eine Behandlung zustande, übertragen wir die erforderlichen Angaben in unsere Praxisverwaltung und löschen die Anmeldung anschließend von der Website. Für die Behandlungsakte gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen; nach § 630f Abs. 3 BGB grundsätzlich zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung, sofern keine andere Frist gilt.
5. Cookies, Speicher im Browser und Google Maps
Für die Speicherung Ihrer Auswahl in den Cookie-Einstellungen verwenden wir das eigene Cookie ergo_cookie_consent. Es enthält die Version der Einstellung, einen Zeitstempel und Ihre Entscheidung, ob Google Maps geladen werden darf; es enthält keine Daten aus dem Anmeldeformular. Die Einstellung gilt höchstens 180 Tage und kann über Cookie-Einstellungen im Footer jederzeit geändert werden. Die Speicherung dieser Information erfolgt nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, weil sie für die von Ihnen ausdrücklich gewünschte Speicherung Ihrer Auswahl unbedingt erforderlich ist; soweit dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO die Grundlage. Die Website verwendet keine Analyse- oder Marketingdienste.
Außerdem legt die Website im Speicher Ihres Browsers (Local Storage und Session Storage) Einträge ohne Bezug zu Ihrer Person ab: einen Zähler der Seitenaufrufe und Besuche, mit dem gesteuert wird, wann Hinweisfenster angezeigt werden, sowie das Ergebnis einer technischen Prüfung, ob Ihr Browser Emojis darstellen kann. Diese Einträge verbleiben in Ihrem Browser, werden nicht an uns übermittelt und können über die Einstellungen Ihres Browsers gelöscht werden.
Eine eingebettete Google-Karte wird erst geladen, wenn Sie im Einwilligungsdialog „Google Maps“ aktivieren oder auf „Karte laden“ klicken. Ohne Ihre Zustimmung bleibt die Karte gesperrt. Beim Laden stellt Ihr Browser eine Verbindung zu Google her; dabei können insbesondere Ihre IP-Adresse, Browser-/Geräteinformationen und die aufgerufene Seite an Google übermittelt und von Google eigene Cookies oder ähnliche Technologien eingesetzt werden. Anbieter für Nutzerinnen und Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Eine Verarbeitung auch außerhalb des EWR, insbesondere in den USA, kann nicht ausgeschlossen werden; Google ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Weitere Informationen finden Sie in den Datenschutzhinweisen von Google.
Rechtsgrundlage für das Laden der Karte und eine etwaige Speicherung/Auslesung durch Google ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Sie können diese jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Bereits an Google übermittelte Daten werden dadurch nicht rückwirkend gelöscht. Alternativ können Sie unsere Anschrift ohne eingebettete Karte nutzen.
6. Lokal eingebundene Schriften und externe Links
Die für die Darstellung der Website verwendeten Schriften werden vom Server unserer Website geladen; es wird hierfür keine Verbindung zu Google Fonts oder anderen Drittanbietern hergestellt. Links zu externen Angeboten, etwa Instagram oder Google Maps, führen erst beim Anklicken auf die jeweilige fremde Website. Ab diesem Zeitpunkt gelten deren Datenschutzhinweise. Beiträge aus Instagram oder anderen sozialen Netzwerken sind auf unserer Website nicht eingebettet.
7. Empfänger und Sicherheit
Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten innerhalb der Praxis nur die Personen, die ihn zur Bearbeitung benötigen. Als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO setzen wir ein:
- Hetzner Online GmbH (Hosting der Website und E-Mail-Postfächer, siehe Abschnitt 2);
- einen IT-Dienstleister für die technische Betreuung der Website. Bei Wartungsarbeiten kann ein Zugriff auf gespeicherte Anmeldungen nicht vollständig ausgeschlossen werden.
Mit diesen Dienstleistern bestehen Verträge über Auftragsverarbeitung; sie dürfen die Daten nur nach unserer Weisung verarbeiten. Eine Übermittlung an weitere Stellen erfolgt nur, wenn sie für Ihr Anliegen oder die Behandlung erforderlich ist, Sie eingewilligt haben oder eine rechtliche Pflicht besteht. Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR findet – abgesehen von Google Maps nach Ihrer Einwilligung (Abschnitt 5) – nicht statt.
Die Website wird ausschließlich verschlüsselt über HTTPS bereitgestellt. Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, um Ihre Daten vor Verlust und unbefugtem Zugriff zu schützen.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling (Art. 22 DSGVO) findet nicht statt.
8. Ihre Rechte
Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3). Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und Rechte anderer Personen können einzelne Ansprüche begrenzen.
Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO: Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf. Selbstverständlich können Sie sich zunächst auch direkt an uns wenden.
9. Änderungen
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich rechtliche Vorgaben oder die tatsächliche Datenverarbeitung auf unserer Website ändern. Es gilt die zum Zeitpunkt Ihres Besuchs veröffentlichte Fassung.
Stand: September 2026